Offertes en e-facturatie: van offerte tot betaling in één flow
Offertes in de ene tool, facturen in de andere en betalingen bijhouden in een schrift kost tijd. In de CoSuite-module Offertes en e-facturatie maak je een pdf-offerte en zet je die na goedkeuring van de klant met één klik om in een factuur. In Turkije gaan e-facturen (e-Fatura) en e-Archief-documenten (e-Arşiv) rechtstreeks naar de belastingdienst (GİB).
Voor wie het is
Elk bedrijf dat diensten levert, projecten uitvoert of producten verkoopt, maakt offertes en facturen. Een adviesbureau factureert een maandelijks vast bedrag, een aannemer stuurt een gespecificeerde offerte, een fotostudio prijst een shootpakket. De module past bij al deze situaties.
Je hoeft geen apart boekhoudscherm te leren: kies de klant, voeg de regels toe, verstuur.
Belangrijkste functies
Offerte, factuur en betaling zijn fases van hetzelfde record, dus je typt nooit iets opnieuw.
- Pdf-offertes: gespecificeerde offertes in je eigen huisstijl, naar je klant gestuurd.
- Goedkeuringsflow: een goedgekeurde offerte wordt met één klik een factuur.
- e-Factuur en e-Archief: in Turkije gaan documenten rechtstreeks naar GİB.
- Debiteurenbeheer: zie welke facturen betaald zijn en welke nog openstaan.
- Gecontroleerd versturen: e-documenten versturen is een apart recht, en jij kiest wie dat heeft.
Verbonden met de rest van CoSuite
De klant op een offerte is het record uit de module Klanten, en elke factuur wordt op zijn rekening geboekt. De module Uitgaven, kas en bank zet verwachte betalingen in je cashflow, zodat je weet hoeveel geld er deze maand binnenkomt.
Gebruik je Voorraad en verkoop, dan zet je vastgelegde verkopen om in een factuur met de productregels al ingevuld. Met Online betalingen voeg je een betaallink aan een factuur toe en ontvang je aanbetalingen of termijnen. In Projecten en taken is een goedgekeurde offerte het startpunt van het projectbudget.
Het leven van een offerte
Een klant vraagt via de Centrale inbox om een prijs. Je maakt de offerte en stuurt hem als pdf. De klant keurt goed, de offerte wordt een factuur en gaat als e-factuur naar GİB. Komt de betaling binnen, dan leg je die vast en is de rekening rond. Elke stap staat met zijn geschiedenis op één scherm, dus je hoeft later nooit naar een document te zoeken.
Heb ik aparte software nodig voor e-facturatie?
Nee. In Turkije verstuur je e-facturen (e-Fatura) en e-Archief-documenten (e-Arşiv) rechtstreeks vanuit CoSuite naar GİB. Ondersteuning voor een lokale aanbieder in Azerbeidzjan staat op onze roadmap.
Moet ik gegevens opnieuw invoeren als een offerte een factuur wordt?
Nee. Een goedgekeurde offerte wordt met één klik een factuur, met klant, regels en bedragen al overgenomen. Voor het versturen kun je hem nog aanpassen.
Kan ik beperken wie facturen verstuurt?
Ja. Facturen inzien, aanmaken en e-documenten versturen zijn aparte rechten. Je salesteam kan offertes voorbereiden terwijl alleen je boekhouder e-documenten verstuurt.
Hoe houd ik onbetaalde facturen bij?
Debiteurenbeheer toont de status van elke factuur. Wordt een betaling vastgelegd, dan wordt het saldo van de klant bijgewerkt, en openstaande facturen staan op één plek op een rij.
Kan ik Offertes en e-facturatie los afnemen?
Ja. Elke CoSuite-module is los af te nemen. Voeg later Klanten, Online betalingen of Uitgaven, kas en bank toe als je wilt; vanaf drie betaalde modules krijg je 15% bundelkorting.
Ben jij er klaar voor? Wij ook.
Doe mee met vroege toegang, dan richten we alles samen in.