Privacybeleid

1. Verwerkingsverantwoordelijke

CoSuite wordt aangeboden door Eva Soft Bilişim A.Ş. ('Eva Soft', 'wij'). Verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens waarop dit beleid betrekking heeft, is Eva Soft Bilişim A.Ş. Adres: Work10 İş Hanı, Hacı İlbey Mah. Ali Hikmet Paşa Cad. No:27/C, 10100 Altıeylül / Balıkesir, Turkije. E-mail: hello@cosuite.io · Telefoon: +90 850 308 23 82.

Voor personen in Turkije geldt de Turkse Wet nr. 6698 op de bescherming van persoonsgegevens (KVKK); de uitgebreide informatie staat in de KVKK-informatieverklaring. Voor personen in de Europese Economische Ruimte verwerken we persoonsgegevens daarnaast in overeenstemming met de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

2. Gegevens die we verwerken

Om de dienst te leveren verwerken we de volgende gegevens:

• Account- en registratiegegevens: volledige naam, e-mail, telefoon, bedrijfsnaam, land, sector, bedrijfstype en teamgrootte, gekozen modules; uw wachtwoord wordt alleen in onomkeerbare (gehashte) vorm opgeslagen.
• In het panel ingevoerde bedrijfsgegevens: informatie die u en uw team in CoSuite invoeren, zoals klantgegevens, offertes en facturen, boekingen, taken, berichten, voorraad- en financiële gegevens.
• Betaalgegevens: abonnements-, factuur- en betalingstransacties. Kaartgegevens worden door de betaalinstelling verwerkt via onze betaalinfrastructuur PaymentHub; CoSuite ziet en bewaart uw kaartnummer niet.
• Gebruiks- en loggegevens: IP-adres, browser- en apparaatgegevens, aanmeldtijden, logs van handelingen in het panel, foutlogs.
• Gegevens uit het contactformulier: de naam, e-mail, telefoon, bedrijfsgegevens en het bericht die u in het contact- of early-accessformulier invult.
• Gegevens via cookies en vergelijkbare technieken: zie het Cookiebeleid. Google Analytics werkt alleen met uw toestemming.

3. Onze rol bij bedrijfsgegevens

Voor gegevens over derden die u in het panel invoert, zoals uw klanten, patiënten of medewerkers, is uw bedrijf de verwerkingsverantwoordelijke; Eva Soft verwerkt deze gegevens uitsluitend namens u en volgens uw instructies om de dienst te leveren, als 'verwerker'. Het informeren van deze personen en het hebben van de vereiste rechtsgrond (inclusief toestemming waar nodig) is de verantwoordelijkheid van uw bedrijf.

4. Doelen en rechtsgronden

We verwerken uw gegevens voor de volgende doelen, op basis van de rechtsgronden in de artikelen 5 en 6 KVKK en, voor personen in de EER, artikel 6 AVG:

• Openen van het account, leveren van de dienst, installeren van modules en ondersteuning: sluiten en uitvoeren van een overeenkomst (art. 5 lid 2 sub c KVKK; art. 6 lid 1 sub b AVG).
• Facturatie, boekhouding, belastingen en logverplichtingen onder de Turkse Wet nr. 5651: wettelijke verplichting (art. 5 lid 2 sub ç KVKK; art. 6 lid 1 sub c AVG).
• Beveiliging van de dienst, voorkomen van misbruik en fraude, verbeteren van de dienst: gerechtvaardigd belang (art. 5 lid 2 sub f KVKK; art. 6 lid 1 sub f AVG).
• Instellen, uitoefenen en verdedigen van rechtsvorderingen (art. 5 lid 2 sub e KVKK; art. 6 lid 1 sub f AVG).
• Bezoekmeting met Google Analytics en verzending van commerciële elektronische berichten: uitdrukkelijke toestemming (art. 5 lid 1 KVKK; art. 6 lid 1 sub a AVG). U kunt uw toestemming altijd intrekken.

In uw accountgegevens verwerken we geen bijzondere categorieën persoonsgegevens. Bedrijven die bijzondere gegevens zoals gezondheidsgegevens in het panel bijhouden (bijv. klinieken), zijn als verwerkingsverantwoordelijke ervoor verantwoordelijk deze te verwerken in overeenstemming met art. 6 KVKK (en waar van toepassing art. 9 AVG); wij verwerken zulke gegevens alleen als verwerker en met aanvullende beveiligingsmaatregelen.

5. Ontvangers

We verkopen uw gegevens niet. We delen ze alleen voor zover nodig voor de bovenstaande doelen, met:

• Hostingprovider (servers): de servers waarop de dienst draait.
• Betaalinfrastructuur: PaymentHub en de bijbehorende betaalinstelling, om betalingen te innen.
• E-maildienst: voor verificatie-, meldings- en factuurmails.
• Diensten voor Turkse e-facturen / e-archief en onze accountant: voor wettelijk verplichte facturatie.
• Google (Google Analytics): alleen als u toestemming voor cookies hebt gegeven, voor bezoekmeting.
• De Asist-apps die u activeert: wanneer u een Asist-app activeert (bijv. SEOAsist, StudioAsist), stuurt CoSuite alleen wat die app nodig heeft om te werken: bedrijfsnaam, taal, valuta, tijdzone, land en naam, e-mail en rol van de leden. Ook de Asist-apps worden door Eva Soft beheerd.
• Bevoegde overheidsinstanties: wanneer de wet dat vereist.

6. Doorgifte naar het buitenland

De gegevens van de dienst worden gehost op servers in Turkije en/of de Europese Unie. Bij gebruik van Google Analytics kunnen meetgegevens worden verwerkt op servers van Google in het buitenland (waaronder de VS); deze doorgifte vindt alleen plaats met uw uitdrukkelijke toestemming en in overeenstemming met art. 9 KVKK (en, voor personen in de EER, hoofdstuk V AVG). Doorgiften aan andere dienstverleners met servers in het buitenland berusten op de passende waarborgen van art. 9 KVKK (zoals standaardcontracten).

7. Bewaartermijnen

• Accountgegevens: zolang het account actief is en daarna gedurende de wettelijke verjaringstermijnen.
• Factuur- en betalingsgegevens: gedurende de termijn die het fiscale en handelsrecht voorschrijven (doorgaans 10 jaar).
• Gebruiks- en loggegevens: ongeveer 2 jaar.
• In het panel ingevoerde bedrijfsgegevens: 30 dagen bewaard na sluiting van het account of verwijdering van een bedrijf, daarna definitief verwijderd.
• Gegevens uit het contactformulier: tot 2 jaar nadat uw verzoek is afgehandeld.

Gegevens waarvan de bewaartermijn is verstreken, worden verwijderd, vernietigd of geanonimiseerd.

8. Beveiliging

Gegevens worden via versleutelde verbindingen (TLS) verzonden; de gegevens van elk bedrijf zijn gescheiden van die van andere bedrijven; de toegang van teamleden is beperkt door rollen en rechten; geheime sleutels worden versleuteld opgeslagen; toegang wordt gelogd.

9. Uw rechten

Op grond van art. 11 KVKK hebt u het recht te weten of uw gegevens worden verwerkt, informatie op te vragen, correctie of verwijdering te verzoeken, de ontvangers te kennen, bezwaar te maken en schadevergoeding te vorderen. Personen in de Europese Economische Ruimte kunnen daarnaast hun rechten onder de AVG uitoefenen: inzage, rectificatie, wissing, beperking van de verwerking, overdraagbaarheid van gegevens, bezwaar, het op elk moment intrekken van toestemming en het indienen van een klacht bij een toezichthoudende autoriteit.

U kunt verzoeken sturen naar hello@cosuite.io of schriftelijk naar het bovenstaande postadres. Verzoeken worden kosteloos en uiterlijk binnen 30 dagen beantwoord. Meer details staan in de KVKK-informatieverklaring.

10. Kinderen

CoSuite is een dienst voor bedrijven; personen jonger dan 18 jaar kunnen geen account openen.

11. Wijzigingen

We kunnen dit beleid bijwerken. De actuele versie staat altijd op deze pagina; over belangrijke wijzigingen informeren we accounthouders per e-mail of in het panel.