Politique de confidentialité

1. Responsable du traitement

CoSuite est fourni par Eva Soft Bilişim A.Ş. (« Eva Soft », « nous »). Le responsable du traitement des données personnelles visées par la présente politique est Eva Soft Bilişim A.Ş. Adresse : Work10 İş Hanı, Hacı İlbey Mah. Ali Hikmet Paşa Cad. No:27/C, 10100 Altıeylül / Balıkesir, Turquie. E-mail : hello@cosuite.io · Téléphone : +90 850 308 23 82.

Pour les personnes situées en Turquie, la loi turque n° 6698 sur la protection des données personnelles (KVKK) s'applique ; l'information détaillée figure dans la Notice d'information KVKK. Pour les personnes situées dans l'Espace économique européen, nous traitons également les données personnelles conformément au Règlement général sur la protection des données (RGPD).

2. Données que nous traitons

Pour fournir le service, nous traitons les données suivantes :

• Données de compte et d'inscription : nom et prénom, e-mail, téléphone, nom de l'entreprise, pays, secteur, type d'entreprise et taille de l'équipe, modules choisis ; votre mot de passe n'est conservé que sous une forme irréversible (hachée).
• Données d'entreprise saisies dans le panneau : informations que vous et votre équipe saisissez dans CoSuite, telles que fiches clients, devis et factures, rendez-vous, tâches, messages, stock et données financières.
• Données de paiement : enregistrements d'abonnements, de factures et d'opérations de paiement. Les données de carte sont traitées par l'établissement de paiement via notre infrastructure de paiement PaymentHub ; CoSuite ne voit ni ne conserve votre numéro de carte.
• Données d'utilisation et journaux : adresse IP, informations sur le navigateur et l'appareil, heures de connexion, journaux des actions effectuées dans le panneau, journaux d'erreurs.
• Données des formulaires de contact : nom, e-mail, téléphone, informations sur l'entreprise et message que vous saisissez dans le formulaire de contact ou d'accès anticipé.
• Données obtenues au moyen de cookies et technologies similaires : voir la Politique relative aux cookies. Google Analytics ne fonctionne que si vous y consentez.

3. Notre rôle pour les données d'entreprise

Pour les données de tiers que vous saisissez dans le panneau, comme celles de vos clients, patients ou salariés, votre entreprise est responsable du traitement ; Eva Soft traite ces données uniquement pour votre compte et sur vos instructions, afin de fournir le service, en qualité de « sous-traitant ». Il incombe à votre entreprise d'informer ces personnes et de disposer de la base juridique nécessaire (y compris, le cas échéant, leur consentement).

4. Finalités et bases juridiques

Nous traitons vos données pour les finalités suivantes, sur le fondement des bases juridiques prévues aux articles 5 et 6 du KVKK et, pour les personnes situées dans l'EEE, à l'article 6 du RGPD :

• Ouverture du compte, fourniture du service, installation des modules et assistance : conclusion et exécution d'un contrat (KVKK art. 5(2)(c) ; RGPD art. 6(1)(b)).
• Facturation, comptabilité, obligations fiscales et obligations de journalisation prévues par la loi turque n° 5651 : obligation légale (KVKK art. 5(2)(ç) ; RGPD art. 6(1)(c)).
• Sécurité du service, prévention des abus et de la fraude, amélioration du service : intérêts légitimes (KVKK art. 5(2)(f) ; RGPD art. 6(1)(f)).
• Constatation, exercice et défense de droits en justice (KVKK art. 5(2)(e) ; RGPD art. 6(1)(f)).
• Mesure d'audience avec Google Analytics et envoi de communications électroniques commerciales : consentement explicite (KVKK art. 5(1) ; RGPD art. 6(1)(a)). Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment.

Nous ne traitons pas de catégories particulières de données personnelles dans vos données de compte. Les entreprises qui conservent dans le panneau des données de catégorie particulière, telles que des données de santé (par exemple les cliniques), sont responsables, en tant que responsables du traitement, de leur traitement conformément à l'article 6 du KVKK (et, le cas échéant, à l'article 9 du RGPD) ; nous ne traitons ces données qu'en qualité de sous-traitant et avec des mesures de sécurité supplémentaires.

5. Destinataires

Nous ne vendons pas vos données. Nous les partageons uniquement dans la mesure nécessaire aux finalités ci-dessus, avec :

• Le prestataire d'hébergement (serveurs) : les serveurs sur lesquels fonctionne le service.
• L'infrastructure de paiement : PaymentHub et son établissement de paiement, pour l'encaissement des paiements.
• Le service d'envoi d'e-mails : pour les e-mails de vérification, de notification et de facturation.
• Les services e-Fatura / e-Arşiv (facture électronique / archive électronique turques) et notre expert-comptable : pour la facturation légale.
• Google (Google Analytics) : uniquement si vous avez consenti aux cookies, pour la mesure d'audience.
• Les applications Asist que vous activez : lorsque vous activez une application Asist (par exemple SEOAsist, StudioAsist), CoSuite ne lui transmet que ce dont elle a besoin pour fonctionner : nom de l'entreprise, langue, devise, fuseau horaire, pays ainsi que le nom, l'e-mail et le rôle des membres. Les applications Asist sont elles aussi exploitées par Eva Soft.
• Les autorités publiques compétentes : lorsque la loi l'exige.

6. Transferts internationaux

Les données du service sont hébergées sur des serveurs situés en Turquie et/ou dans l'Union européenne. Lorsque Google Analytics est utilisé, les données de mesure peuvent être traitées sur les serveurs de Google à l'étranger (y compris aux États-Unis) ; ce transfert n'a lieu qu'avec votre consentement explicite et conformément à l'article 9 du KVKK (et, pour les personnes situées dans l'EEE, au chapitre V du RGPD). Les transferts vers d'autres prestataires disposant de serveurs à l'étranger reposent sur les garanties appropriées prévues à l'article 9 du KVKK (telles que des clauses contractuelles types).

7. Durées de conservation

• Données de compte : tant que le compte est actif, puis pendant les délais de prescription légaux.
• Factures et données de paiement : pendant la durée imposée par la législation fiscale et commerciale (en général 10 ans).
• Données d'utilisation et journaux : environ 2 ans.
• Données d'entreprise saisies dans le panneau : conservées 30 jours après la fermeture du compte ou la suppression d'une entreprise, puis définitivement supprimées.
• Données des formulaires de contact : jusqu'à 2 ans après le traitement de votre demande.

Les données dont la durée de conservation a expiré sont supprimées, détruites ou anonymisées.

8. Sécurité

Les données sont transmises par des connexions chiffrées (TLS) ; les données de chaque entreprise sont isolées de celles des autres ; l'accès des membres de l'équipe est limité par des rôles et des autorisations ; les clés secrètes sont conservées sous forme chiffrée ; les accès sont journalisés.

9. Vos droits

En vertu de l'article 11 du KVKK, vous avez le droit de savoir si vos données sont traitées, de demander des informations, de demander leur rectification ou leur effacement, de connaître les destinataires, de vous opposer au traitement et de demander réparation d'un préjudice. Les personnes situées dans l'Espace économique européen peuvent également exercer leurs droits au titre du RGPD : accès, rectification, effacement, limitation du traitement, portabilité des données, opposition, retrait du consentement à tout moment et introduction d'une réclamation auprès d'une autorité de contrôle.

Vous pouvez adresser vos demandes à hello@cosuite.io ou par écrit à l'adresse postale indiquée ci-dessus. Les demandes reçoivent une réponse gratuite dans un délai maximal de 30 jours. Les détails figurent dans la Notice d'information KVKK.

10. Mineurs

CoSuite est un service destiné aux entreprises ; il n'est pas prévu que des personnes de moins de 18 ans y ouvrent un compte.

11. Modifications

Nous pouvons mettre à jour cette politique. La version en vigueur figure toujours sur cette page ; nous informons les titulaires de compte des modifications importantes par e-mail ou dans le panneau.