Müşteri fiyat istedi; siz geçen ayki teklifin Word dosyasını açtınız, müşteri adını değiştirdiniz, kalemleri güncellediniz, KDV'yi hesap makinesiyle kontrol ettiniz, PDF'e çevirip e-postayla gönderdiniz. Bir hafta sonra müşteri dönmediğinde teklifi takip etmeyi de unuttunuz. Bu döngü her teklifte yarım saat, kaçan her işte ise çok daha fazlası demektir. Teklif hazırlama programı bu süreci dakikalara indirir ve hiçbir teklifin unutulmamasını sağlar.
Teklif hazırlama programı nedir?
Teklif hazırlama programı, müşterilerinize gönderdiğiniz fiyat tekliflerini hazır şablonlar ve kayıtlı ürün/hizmet listesi üzerinden oluşturan, gönderen ve durumunu takip eden yazılımdır. Teklif kabul edildiğinde aynı bilgilerle faturaya, sipariş ya da işe dönüşür. Böylece aynı kalemleri bir kez teklifte, bir kez faturada, bir kez de muhasebede yazmazsınız.
Word ve Excel ile teklif hazırlamanın gizli maliyeti
- Hesap hataları: Elle güncellenen toplamlar, yanlış KDV oranı ya da eski fiyat müşteriye gider; düzeltmek güven kaybettirir.
- Tutarsız görünüm: Her çalışan kendi dosyasını kullanır; teklifler farklı logolar, farklı koşullar ve farklı yazımlarla çıkar.
- Takip eksikliği: Hangi teklif gönderildi, hangisi açıldı, hangisi kabul edildi? E-posta kutusunda kaybolur.
- Faturaya dönüşte çift iş: Kabul edilen teklifteki kalemler fatura programına baştan yazılır.
Ayda 20 teklif hazırlayan bir işletme için teklif başına kazanılan 20 dakika, ayda yaklaşık 7 saat demektir. Asıl kazanç ise takip edilen tekliflerden gelen ek işlerdir.
İyi bir teklif hazırlama programında olması gerekenler
1. Şablon ve kayıtlı ürün/hizmet listesi
Logonuz, firma bilgileriniz, ödeme ve teslim koşullarınız şablonda bir kez tanımlanmalı. Ürün ve hizmetlerinizi fiyatlarıyla kaydettiğinizde teklif hazırlamak listeden seçmek kadar kolay olur.
2. Otomatik hesaplama
Adet, birim fiyat, iskonto, KDV ve döviz otomatik hesaplanmalı. Döviz bazlı teklif veriyorsanız kurun hangi tarihe ve kaynağa göre alındığı teklifte açıkça yazmalıdır.
3. Profesyonel PDF ve paylaşım bağlantısı
Teklif tek tıkla düzgün bir PDF olarak çıkmalı ve e-posta ya da WhatsApp ile paylaşılabilmeli. Müşterinin teklifi bir bağlantıdan görüp onaylayabilmesi, "teklifinizi aldım, yarın dönerim" aşamasını kısaltır.
4. Onay ve durum takibi
Her teklifin durumu görünür olmalı: taslak, gönderildi, kabul edildi, reddedildi, süresi doldu. Belirli bir süre yanıt gelmeyen teklifler için hatırlatma, kaçan işleri yakalamanın en ucuz yoludur.
5. Tek tıkla faturaya çevirme
Kabul edilen teklif aynı kalemlerle faturaya dönüşmelidir. Türkiye'de e-Fatura ya da e-Arşiv kullanıyorsanız faturanın programdan doğrudan gönderilebilmesi en büyük zaman tasarrufudur. e-Fatura ve e-Arşiv uygulamalarının kapsamı ve zorunluluk sınırları için Gelir İdaresi Başkanlığı'nın e-Belge portalı güncel kaynaktır.
6. Müşteri ve tahsilatla bağlantı
Teklif müşteri kartında görünmeli; fatura kesildikten sonra tahsilat takibi de aynı yerde devam etmeli. Satış sürecinin tamamını tek kayıtta görmek, hangi müşterinin ne kadar iş getirdiğini ve ne kadar borcu olduğunu anlamanın tek yoludur.
Kabul oranını artıran 6 teklif ipucu
- Aynı gün gönderin. Teklif ne kadar hızlı giderse müşterinin ilgisi o kadar sıcak kalır.
- Kalemleri anlaşılır yazın. "Hizmet bedeli" yerine ne yapılacağını kısa ve somut anlatın.
- Seçenek sunun. Temel ve kapsamlı iki paket, müşteriyi "evet mi hayır mı" yerine "hangisi" sorusuna taşır.
- Geçerlilik süresi koyun. 15 ya da 30 günlük süre karar vermeyi hızlandırır ve fiyat değişikliklerine karşı sizi korur.
- Koşulları açık yazın. Ödeme vadesi, teslim süresi ve fiyata dahil olmayanlar sonradan tartışma çıkmasını önler.
- Takip edin. Gönderdikten 3–5 gün sonra kısa bir mesaj, unutulmuş tekliflerin önemli bir kısmını geri getirir.
Bir teklifte bulunması gereken bilgiler
| Bölüm | İçerik |
|---|---|
| Başlık | Teklif numarası, tarih, geçerlilik süresi |
| Taraflar | Sizin ve müşterinin unvanı, vergi bilgileri, iletişim |
| Kalemler | Ürün/hizmet, adet, birim fiyat, iskonto, KDV oranı |
| Toplamlar | Ara toplam, KDV, genel toplam; dövizse kur bilgisi |
| Koşullar | Ödeme vadesi, teslim süresi, garanti, hariç tutulanlar |
| Onay | Onay yöntemi ve iletişim kişisi |
CoSuite ile teklif ve e-Fatura
CoSuite'in teklif ve e-Fatura modülünde PDF teklif hazırlar, müşteri onayını takip eder ve kabul edilen teklifi tek tıkla faturaya çevirirsiniz. e-Fatura ve e-Arşiv doğrudan GİB'e gönderilir; tahsilat takibi aynı ekranda devam eder.
Teklifler müşteri kartında görünür; kabul edilen işi projeler ve görevler modülünde ekibinize dağıtabilir, ödemeyi online tahsilat ile ödeme linkiyle alabilirsiniz. Danışmanlık, inşaat ya da ajans işi yapıyorsanız danışmanlık, inşaat ve taahhüt ve dijital ajans çözümlerine göz atın.
Sık sorulan sorular
Teklif hazırlama programı ile fatura programı aynı şey mi?
Hayır, ama birlikte çalışmaları gerekir. Teklif, müşteri kabul etmeden önceki fiyat önerisidir ve resmî bir belge değildir; fatura ise kabul edilen işin resmî belgesidir. İkisinin aynı programda olması kalemleri yeniden yazma ihtiyacını ortadan kaldırır.
Teklifte KDV'yi ayrı göstermek zorunlu mu?
Teklif resmî bir belge olmadığı için zorunlu bir biçim yoktur, ancak KDV'yi ayrı göstermek ve fiyatların KDV hariç mi dahil mi olduğunu açıkça yazmak sonradan çıkabilecek anlaşmazlıkları önler.
Döviz bazlı teklif verebilir miyim?
Evet. Teklifte döviz cinsini, faturada hangi tarihin kurunun kullanılacağını ve kur kaynağını açıkça yazın.
Teklifler ne kadar süre geçerli olmalı?
Fiyatları sık değişen ürünlerde 7–15 gün, hizmet işlerinde 30 gün yaygın bir uygulamadır.
Sonuç
İyi bir teklif hızlı gider, kolay anlaşılır ve takip edilir. Teklif hazırlama programı şablon, otomatik hesaplama ve durum takibiyle bu üçünü birden sağlar; kabul edilen teklifi faturaya çevirerek de satış sürecini tek yerde toplar.
CoSuite'i 14 gün ücretsiz deneyin ve ilk teklifinizi bugün hazırlayın.