Der Kunde wollte einen Preis; Sie öffneten die Word-Datei des Angebots vom letzten Monat, änderten den Kundennamen, aktualisierten die Positionen, prüften die Mehrwertsteuer mit dem Taschenrechner, konvertierten das Dokument in PDF und schickten es per E‑Mail. Eine Woche später, als der Kunde nicht reagierte, vergaßen Sie, das Angebot nachzuverfolgen. Dieser Ablauf kostet bei jedem Angebot eine halbe Stunde und bei jedem verlorenen Auftrag noch viel mehr. Angebotserstellungssoftware reduziert diesen Prozess auf Minuten und sorgt dafür, dass kein Angebot vergessen wird.
Was ist eine Angebotserstellungssoftware?
Eine Angebotserstellungssoftware ist eine Anwendung, die Preisangebote für Ihre Kunden anhand von fertigen Vorlagen und einer gespeicherten Produkt‑/Dienstleistungsliste erstellt, versendet und den Status verfolgt. Wird das Angebot angenommen, wird es mit denselben Angaben in eine Rechnung, Bestellung oder einen Auftrag umgewandelt. So müssen Sie dieselben Positionen nicht mehrfach in Angebot, Rechnung und Buchhaltung erfassen.
Versteckte Kosten bei Angebotserstellung mit Word und Excel
- Rechenfehler: Manuell aktualisierte Summen, falscher Mehrwertsteuersatz oder veraltete Preise gelangen zum Kunden; Korrekturen schädigen das Vertrauen.
- Uneinheitliches Erscheinungsbild: Jeder Mitarbeiter nutzt seine eigene Datei; Angebote erscheinen mit unterschiedlichen Logos, Bedingungen und Schreibweisen.
- Fehlende Nachverfolgung: Welches Angebot wurde gesendet, welches wurde geöffnet, welches akzeptiert? Alles geht im E‑Mail‑Postfach verloren.
- Doppelte Arbeit bei Rechnungsstellung: Die angenommenen Positionen werden erneut in das Rechnungssystem eingepflegt.
Ein Unternehmen, das 20 Angebote pro Monat erstellt, spart pro Angebot 20 Minuten – das sind etwa 7 Stunden im Monat. Der eigentliche Gewinn entsteht durch zusätzliche Aufträge, die aus nachverfolgten Angeboten resultieren.
Was eine gute Angebotserstellungssoftware bieten sollte
1. Vorlagen und gespeicherte Produkt‑/Dienstleistungsliste
Ihr Logo, Firmeninformationen, Zahlungs‑ und Lieferbedingungen sollten einmalig in der Vorlage definiert sein. Sobald Sie Ihre Produkte und Dienstleistungen mit Preisen hinterlegt haben, lässt sich ein Angebot per Klick aus der Liste auswählen.
2. Automatische Berechnung
Menge, Stückpreis, Rabatt, MwSt. und Fremdwährung werden automatisch berechnet. Bei Angeboten in Fremdwährung muss klar angegeben werden, zu welchem Datum und welcher Quelle der Kurs genommen wurde.
3. Professionelles PDF und Teilungslink
Das Angebot sollte mit einem Klick ein druckfertiges PDF erzeugen und per E‑Mail oder WhatsApp teilbar sein. Der Kunde kann das Angebot über einen Link einsehen und freigeben – der Schritt „Ich habe das Angebot erhalten, melde mich morgen“ wird verkürzt.
4. Genehmigungs‑ und Statusverfolgung
Der Status jedes Angebots muss sichtbar sein: Entwurf, gesendet, angenommen, abgelehnt, abgelaufen. Für Angebote ohne Rückmeldung innerhalb einer festgelegten Frist kann eine Erinnerungsfunktion automatisch Erinnerungen senden – der günstigste Weg, verlorene Aufträge zu retten.
5. Mit einem Klick zur Rechnung
Ein angenommenes Angebot muss mit denselben Positionen in eine Rechnung überführt werden können. Nutzen Sie in Deutschland e‑Rechnung oder e‑Archiv, sollte die Rechnung direkt aus dem System versendet werden können. Für aktuelle Vorgaben ist das e‑Belge‑Portal des Bundeszentralamts für Steuern die offizielle Quelle.
6. Verbindung zu Kunden und Zahlungsmanagement
Das Angebot erscheint im Kundenstammsatz; nach Rechnungsstellung kann das Mahnwesen am selben Ort weitergeführt werden. Den gesamten Verkaufsprozess in einem Datensatz zu sehen, ist der einzige Weg, zu erkennen, welcher Kunde welchen Umsatz und welche offenen Forderungen erzeugt.
6 Tipps zur Steigerung der Annahmequote
- Senden Sie am selben Tag. Je schneller das Angebot beim Kunden ist, desto heißer bleibt das Interesse.
- Formulieren Sie die Positionen klar. Statt „Dienstleistungsgebühr“ beschreiben Sie konkret, was geleistet wird.
- Geben Sie Optionen. Zwei Pakete – Basis und umfangreich – führen den Kunden von einem „Ja/Nein“ zu einer „Welche Variante?“‑Frage.
- Setzen Sie eine Gültigkeitsdauer. 15‑ oder 30‑tägige Fristen beschleunigen die Entscheidung und schützen vor Preisänderungen.
- Formulieren Sie Bedingungen eindeutig. Zahlungsziel, Lieferzeit und Ausschlüsse verhindern spätere Diskussionen.
- Verfolgen Sie nach. Eine kurze Nachricht 3–5 Tage nach Versand holt viele vergessene Angebote zurück.
Informationen, die in einem Angebot enthalten sein müssen
| Abschnitt | Inhalt |
|---|---|
| Titel | Angebotsnummer, Datum, Gültigkeitsdauer |
| Parteien | Ihre und die Kundendaten, Firmennamen, Steuerinformationen, Kontakt |
| Positionen | Produkt/Dienstleistung, Menge, Stückpreis, Rabatt, Mehrwertsteuersatz |
| Summen | Zwischensumme, MwSt., Gesamtsumme; bei Fremdwährung Kursinformation |
| Bedingungen | Zahlungsziel, Lieferzeit, Garantie, Ausschlüsse |
| Genehmigung | Genehmigungsverfahren und Ansprechpartner |
Angebote und e‑Rechnung mit CoSuite
Im Angebot‑ und e‑Rechnungs‑Modul von CoSuite erstellen Sie PDF‑Angebote, verfolgen die Kundenbestätigung und wandeln angenommene Angebote mit einem Klick in Rechnungen um. e‑Rechnungen und e‑Archive werden direkt an das GIB übermittelt; das Mahnwesen bleibt auf demselben Bildschirm.
Angebote sind im Kundenstamm einsehbar; ein angenommener Auftrag kann im Projekt‑ und Aufgaben‑Modul an Ihr Team verteilt werden und die Zahlung über Online‑Zahlungen per Zahlungslink erfolgen. Wenn Sie in Beratung, Bau oder Agentur tätig sind, werfen Sie einen Blick auf die Lösungen Beratung, Bau & Auftrag und Digitale Agentur.
Häufig gestellte Fragen
Ist eine Angebotserstellungssoftware dasselbe wie ein Rechnungsprogramm?
Nein, aber sie müssen zusammenarbeiten. Ein Angebot ist ein Preisvorschlag vor Kundenbestätigung und kein offizielles Dokument; eine Rechnung ist das offizielle Dokument für die erbrachte Leistung. In einer einzigen Anwendung entfällt das manuelle Übertragen von Positionen.
Muss die MwSt. im Angebot gesondert ausgewiesen werden?
Da ein Angebot kein offizielles Dokument ist, gibt es keine gesetzliche Vorgabe, jedoch verhindert ein gesonderter MwSt.-Ausweis und die Angabe, ob Preise inkl. oder zzgl. MwSt. sind, spätere Unstimmigkeiten.
Kann ich Angebote in Fremdwährung erstellen?
Ja. Geben Sie im Angebot die Währung, das Datum des anzuwendenden Kurses und die Quelle des Kurses klar an.
Wie lange sollte ein Angebot gültig sein?
Bei stark schwankenden Preisen sind 7–15 Tage üblich, bei Dienstleistungen häufig 30 Tage.
Fazit
Ein gutes Angebot kommt schnell zum Kunden, ist leicht verständlich und lässt sich nachverfolgen. Eine Angebotserstellungssoftware liefert Vorlagen, automatische Berechnungen und Statusverfolgung in einem Paket und wandelt angenommene Angebote mit einem Klick in Rechnungen um – der komplette Verkaufsprozess an einem Ort.
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