El producto que aparece en la estantería no está en el almacén, y el que está en el almacén lleva meses sin venderse. La mayoría de las pequeñas empresas gestiona su stock con un archivo de Excel, una libreta y la memoria de quien está en la caja; este sistema aguanta hasta que el número de productos supera unos cientos. Después llegan las ventas perdidas, el dinero inmovilizado y la pesadilla del día de inventario. En este artículo explicamos qué debe tener en cuenta al elegir un programa de control de inventario, cómo hacer la transición desde Excel y cómo tener el stock bajo control con un método sencillo.
¿Qué es un programa de control de inventario?
Un programa de control de inventario es un software que reúne en un solo lugar cuántas unidades tiene de cada producto, cuándo entran y salen y qué producto se está agotando. Cuando vende, el stock baja automáticamente; cuando llega mercancía del proveedor, sube. Así, la respuesta a "¿cuántas unidades quedan de este producto?" deja de ser un recuento y pasa a ser un vistazo.
Un buen programa no solo cuenta unidades: guarda el historial de cada movimiento. Si el stock de un producto es menor de lo esperado, puede ver quién lo redujo, cuándo y con qué operación. Gracias a ello, las mermas, las pérdidas y los registros erróneos se hacen visibles.
¿Por qué Excel deja de bastar para controlar el stock?
Excel es una buena herramienta para empezar, pero el stock es un dato vivo y una hoja de cálculo no lo es:
- Las ventas y el stock están en sitios distintos. La venta se hace en caja y se anota en la hoja por la tarde; mientras tanto, el producto vendido sigue figurando como "disponible".
- Solo trabaja una persona a la vez. Cuando dos personas actualizan el mismo archivo, no queda claro qué versión es la correcta.
- El historial se pierde. Al cambiar una celda, el valor anterior desaparece; ya no hay respuesta a por qué bajó el stock.
- No hay avisos. Nadie se da cuenta hasta que el producto se agota; el pedido se hace tarde y el cliente se encuentra la estantería vacía.
Si tiene más de 200 productos, si vende más de una persona o si aunque sea una vez al mes ha dicho "creíamos que había stock y no había", ha llegado el momento de pasarse a un programa.
Lo que debe tener un buen programa de control de inventario
1. Registro rápido de ventas y entradas
Un programa que no se usa no sirve. Debe poder registrar ventas y entradas de mercancía con unos pocos clics; de lo contrario, el equipo dirá "ya lo apunto luego" y los datos volverán a quedarse desfasados. Buscar un producto por su nombre e introducir la cantidad, o dar de alta un producto nuevo en segundos, es lo mínimo exigible.
2. Alerta de stock crítico
Fije un límite inferior para cada producto: cuando baje de esa cantidad, el programa le avisará. Así hará el pedido antes de que el producto se agote. En los productos más vendidos, fije el límite según el plazo de entrega: si el proveedor tarda cinco días, el equivalente a cinco días de ventas.
3. Recuentos e historial de movimientos
Con el tiempo, la cifra del programa y la de la estantería se separan; es normal. Lo importante es poder ver la diferencia y corregirla. Al hacer un recuento, el programa debe mostrar la diferencia y registrar el ajuste como un movimiento. Así podrá medir su tasa de mermas.
4. Conexión con ventas, facturas y clientes
El stock no debe ser una isla. Cuando la venta se vincula a la factura, la factura a la ficha del cliente y el cliente al cobro, no tiene que escribir la misma información en tres sitios. Las empresas que llevan el inventario en un programa, la contabilidad en otro y la lista de clientes en otro dedican gran parte de su tiempo a pasar datos de uno a otro.
5. Trabajo en la nube y permisos
Para ver los mismos datos en la tienda, en el almacén o en casa, el programa debe funcionar en la nube. También es importante poder abrir a cada empleado solo las pantallas que necesita (por ejemplo, un cajero que puede vender pero no ve los costes).
Un método de 5 pasos para un control de stock sencillo
- Depure la lista de productos. Fusione los registros en los que el mismo producto aparece con dos nombres y desactive los productos antiguos que ya no se venden.
- Haga un recuento inicial. El día que empiece con el programa, haga un recuento real e introduzca el stock inicial según ese recuento.
- Defina los niveles críticos. Empiece por los 20 productos más vendidos; no intente poner límites a todos a la vez.
- Registre cada movimiento al momento. Ventas, entradas, devoluciones y mermas se introducen en el momento; abandone la costumbre de "meterlo todo por la tarde".
- Haga un recuento parcial cada mes. No todo el almacén: cuente una estantería distinta cada mes. En lugar de un gran inventario anual, los pequeños controles continuos generan menos errores.
¿A qué producto prestar cuánta atención? El análisis ABC
Controlar todos los productos con la misma frecuencia es una pérdida de tiempo. El análisis ABC divide los productos en tres grupos según su importe de ventas:
- Grupo A: aproximadamente el 20 % de los productos y alrededor del 80 % de la facturación. Control semanal y nivel crítico estricto.
- Grupo B: productos de venta media. Basta con un control mensual.
- Grupo C: la mayoría de los productos y una pequeña parte de la facturación. Revíselos cada tres meses y plantéese liquidar los que llevan mucho tiempo sin venderse.
Un ejemplo: si en una ferretería con 400 productos el grupo A son 80, fijar primero el nivel crítico en esos 80 productos resuelve la mayor parte del trabajo. La mayoría de los 320 restantes rara vez se agota y, cuando ocurre, la venta perdida es pequeña.
El coste del stock: vea el dinero inmovilizado
Cada producto del almacén es dinero que no ha entrado en caja. Si una empresa que trabaja con un stock medio de 150.000 TL puede reducirlo a 120.000 TL y vender lo mismo, libera 30.000 TL de liquidez. Un programa de control de inventario le permite encontrar ese excedente al mostrar cuántos días lleva esperando cada producto. Para los productos que llevan mucho tiempo sin movimiento, valore descuentos, ventas en lote o la devolución al proveedor.
Los errores más frecuentes en el control de stock
| Error | Consecuencia | Solución |
|---|---|---|
| No reincorporar las devoluciones al stock | El producto existe, pero el programa lo muestra como agotado | Registre la devolución como un movimiento aparte |
| No registrar las mermas | Faltantes inexplicables en el recuento | Dé de baja como "merma" los productos rotos, dañados o perdidos |
| El mismo nivel crítico para todos los productos | Pedidos innecesarios en los que se venden poco y roturas de stock en los más vendidos | Fije el nivel según la velocidad de venta |
| Llevar el stock separado de la contabilidad | La misma venta se introduce dos veces y las cifras no cuadran | Que ventas, facturas y stock estén en el mismo sistema |
Stock y ventas con CoSuite
CoSuite es una plataforma de gestión modular para pequeñas y medianas empresas. El módulo de stock y ventas reúne sus productos y su stock en una sola lista y le permite registrar ventas, entradas y recuentos en dos clics. La alerta de stock crítico y el historial de movimientos son piezas básicas del módulo.
La verdadera diferencia es que el stock está en la misma cuenta que el resto de su trabajo. Puede convertir la venta en factura con el módulo de presupuestos y e-Fatura, ver al cliente en su ficha de cliente y seguir sus gastos y su flujo de caja en el módulo de gastos, caja y banco. No contrata los módulos que no necesita; trabaja con una sola cuenta y una sola factura.
Si se dedica al comercio minorista o al e-commerce, eche un vistazo a la solución para comercio minorista; si fabrica, a la solución para producción y fabricación. Los precios están en la página de precios; los primeros 14 días son gratuitos y no se piden datos de tarjeta.
Preguntas frecuentes
¿Necesita una tienda pequeña un programa de control de inventario?
Si tiene pocos productos y vende una sola persona, una libreta o Excel bastan durante un tiempo. Si vende más de una persona o el número de productos supera unos cientos, el programa reduce de forma notable las ventas perdidas y las diferencias de inventario.
¿Puedo importar al programa mi lista de productos de Excel?
Sí. Antes de la transición, depure la lista (productos duplicados, códigos antiguos) y después introduzca el stock inicial con un recuento de apertura. Un comienzo limpio determina la exactitud de los meses siguientes.
¿Cómo determino el nivel de stock crítico?
Una regla sencilla: venta media diaria × plazo de entrega (días) + un pequeño margen de seguridad. Para un producto que vende 4 unidades al día y tarda 5 días en llegar, 20 unidades más un margen de unas pocas es un buen punto de partida.
¿Con qué frecuencia hay que hacer recuento de stock?
En lugar de un gran inventario al año, un recuento rotativo que cuenta estanterías distintas cada mes supone menos trabajo y menos errores. Controle con más frecuencia los productos del grupo A.
Conclusión
El control de stock no tiene por qué ser complicado. El programa adecuado, un equipo que registra cada movimiento al momento y pequeños recuentos periódicos convierten su stock de una estimación en una realidad. Si Excel empieza a quedarse corto, como primer paso pase sus productos más vendidos a un programa y defina sus niveles críticos; notará la diferencia el primer mes.
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